機密文書処理作業

どうもです。豆男子です。雪が本格的に積もるようになってきました。雪がなくなったかと思えばまた積もるという状態な今日この頃。利用者さんから「雪降らなきゃいいのに」等々の声がありますが、残念ながらここは東北雪国ですので「そこはあきらめましょう、冬は雪が降るし、積もるし、凍るし仕方がないですよ」と声を掛けています。

さて、ここ１ヶ月の間は機密文書作業ラッシュとなっています。現場へ行きシュレッダーや持ち帰ってきて仕分け、シュレッダーをするという流れで行っています。仕分けはシュレッダーできない物を取り除く作業がメインとなります。簡単な物はファイルから取り出すだけ、手間のかかる物はカーボン紙や感熱紙を取り除くことかなと思っています。クリップや輪ゴムも強敵ですね。

感熱紙やカーボン紙を取りのぞく作業を行っていると、「これはＢ雑誌ですか？」と聞いてくる利用者さんがいます。機密文書仕分け作業を行う時は事前に「可燃、不燃、機密文書」の３種類で仕分けを行うよう指示をしていますが、その利用者さんは作業を行ううちに「資源、可燃、不燃、機密文書」の４種類もしくは資源をさらに細分化して仕分けを行ってしまうことがあります。本人なりに一生懸命作業を行っていることはわかるのですが、作業工程を増やすことは作業の遅延になるため、こまめに見回りや声掛けをしています。以前は作業途中から「模造紙」として仕分けを行っていたこともありました。なぜ指示とは違う作業を行っているのかを聞くと「●●と思って」と話すことが多く、私の指示の出し方や見本の提示方法が適切ではないのかと思い、他利用者数名に聞いてみると、指示は正確に伝わっていました。やはり自己判断から作業内容が変わっていっているようでした。本人の特性的な部分ではありますが、どの作業を行ううえでも指示した通りに作業を行って欲しいものですので、こまめに声掛けをしたり、再度指示をしてみたりしています。少しずつ改善傾向かなとは思います。戦力として期待しているので頑張って欲しいです。